La automatización de cobros, la conciliación bancaria y la conexión entre sistemas constituyen el siguiente paso de una transformación digital que hasta ahora se había concentrado principalmente en la experiencia comercial.
La digitalización ha transformado durante los últimos años buena parte de la relación entre el concesionario y el cliente. Nuevos canales, procesos comerciales más ágiles y una experiencia de compra cada vez más híbrida conviven ya con normalidad en las redes de distribución.
Sin embargo, esa evolución no siempre ha avanzado al mismo ritmo en los procesos internos. La gestión de cobros, la conciliación bancaria o la verificación de pagos siguen requiriendo intervención manual en muchos concesionarios, lo que sitúa la gestión financiera como una de las siguientes áreas de transformación.
Para Gazali Rey, directora comercial de Aufinity en España, esta necesidad está directamente relacionada con la evolución del propio negocio: más operaciones, más información y una mayor exigencia de tomar decisiones rápidamente a partir de datos fiables.
Uno de los indicadores más claros aparece en el Libro Blanco elaborado por Aufinity junto a MSI: el 100% de los directivos consultados considera fundamental disponer de control en tiempo real sobre los cobros.
Rey explica que disponer de esta información permite mejorar la coordinación entre departamentos y anticipar decisiones. “El control en tiempo real ya no se entiende únicamente como una mejora tecnológica, sino como un elemento esencial para una gestión más ágil, rigurosa y eficiente”, señala.
Del cobro manual a una gestión integrada
El estudio también apunta al margen que todavía existe para automatizar determinados procesos. Según los datos recogidos, el 77% de los concesionarios ha registrado incidentes durante los últimos dos años. Para Aufinity, la cifra refleja una oportunidad para reducir tareas manuales en ámbitos como la identificación, asignación y conciliación de pagos.
La responsable comercial de la compañía pone como ejemplo a PROA Group, con nueve sedes distribuidas entre dos islas. En estructuras de este tipo, disponer de una visión centralizada y actualizada del estado de los cobros facilita la gestión de operaciones realizadas desde distintos centros. “La tecnología aporta más valor simplificando tareas, reforzando el control y permitiendo que los equipos dediquen más tiempo a actividades de mayor valor añadido”, resume Rey.
La transformación coincide además con cambios en los hábitos de pago de los clientes. Los datos citados en el documento muestran que, en operaciones superiores a 50 euros, la tarjeta alcanza el 42% de las transacciones, frente al 39% del efectivo y el 10% de los dispositivos móviles. Son importes habituales en actividades como taller, accesorios, reservas o señales de vehículos.
Para Rey, digitalizar los cobros pasa necesariamente por ofrecer al cliente nuevas alternativas de pago más modernas e innovadoras, que se integran en un proceso trazable y automatizado.
Crecer sin multiplicar la carga administrativa
La otra gran cuestión es la capacidad de las estructuras internas para acompañar el crecimiento.
Una de las palancas pasa por conectar el DMS con la información bancaria para automatizar comprobaciones y reducir tareas repetitivas. Otra consiste en permitir que los propios equipos comerciales y de posventa puedan consultar directamente el estado de un pago, evitando consultas internas innecesarias.
El caso de Cuimo sirve como ejemplo. Según los datos facilitados, hace aproximadamente un año cada agente gestionaba alrededor de 45 operaciones simultáneas y actualmente puede gestionar hasta 250. En paralelo, la compañía habría pasado de unas 300 a 800 ventas mensuales manteniendo la misma plantilla.
Para Rey, este es uno de los principales efectos de la automatización: “Permitir que el crecimiento del negocio vaya acompañado de una mayor capacidad operativa, sin necesidad de incrementar proporcionalmente los recursos destinados a tareas de gestión”.
La implantación, añade, no tiene por qué implicar sustituir todos los sistemas existentes. Aufinity plantea una integración progresiva con las herramientas que ya utiliza el concesionario, comenzando por determinadas fases del pago y ampliándola después a otros momentos del proceso. “La tecnología debe adaptarse al concesionario, y no al contrario”, resume la directora comercial.
La digitalización financiera se perfila así como una extensión natural de la transformación comercial que ya ha vivido el sector. El reto ya no consiste únicamente en ofrecer al cliente una experiencia más digital, sino en conseguir que los procesos internos que sostienen cada operación sean igual de ágiles, conectados y escalables.
