10 claves para tener reuniones productivas entre el equipo del concesionario

La comunicación interna en el negocio es un factor imprescindible para lograr resultados y conseguir posicionarse como una organización de éxito. 

A pesar de que gracias a las nuevas tecnologías estamos en constante conexión, resulta imprescindible planificar reuniones de trabajo “cara a cara” entre los equipos de la empresa para compartir información y elaborar un plan de acción entre todos. Sin embargo, en la moderación está la clave. Dentro del mundo empresarial existe una saturación de reuniones, y este hecho hace que la mayoría de trabajadores considere que son largas, aburridas y, en definitiva, una pérdida de tiempo. Por este motivo, hoy desde la Universidad Faconauto queremos darte unas cuantas herramientas que harán que puedas optimizar el tiempo en tus reuniones, para así dedicárselo al desarrollo personal y laboral de tu plantilla.

10 pasos para que tus reuniones sean un éxito y fomenten la productividad de tu concesionario

  • ¿La reunión es necesaria? Si la respuesta es negativa, plantéate dejar la reunión para después, reorganiza a tu equipo o incluso cancélala y resuelve el asunto a tratar de otra manera más productiva.
  • Define previamente tus objetivos. Una vez hayas determinado que es necesario hacer en la reunión de trabajo, el segundo paso es saber dónde quieres llegar con ella. Si todos los asistentes tenéis claros los objetivos y asuntos a tratar la reunión irá mejor y todo fluirá hacia la productividad y el orden. 
  • Informa del motivo con antelación. Tras definir los objetivos de la reunión, es fundamental que informes del motivo de esta de forma individual, por ejemplo, vía email. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes sin que les pille desprevenido. Por tanto, no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir.
  • Convoca solamente a las personas necesarias. Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo consideran que no es necesaria su asistencia. Invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar de la reunión.
  • Puntualidad = mejor productividad en el trabajo. Exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo esperado. ¡El tiempo es oro!
  • Aclara los puntos importantes. Para evitar desviaciones, la reunión debe comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.
  • Fomenta la participación. Para que una reunión sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias. Si notas que alguien no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a participar en el tema que se está tratando. Cuando hay una participación alta la reunión se vuelve mucho más dinámica y productiva.
  • Resuelve dudas. Antes dar por finalizada la reunión, es importante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear dudas o sugerencias. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy enriquecedor, ya que, de esta forma, todos son partícipes.
  • Conclusiones. Tener una conclusión final es importante siempre para que una reunión de trabajo sea lo más productiva posible. Remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.
  • Seguimiento posterior de la reunión laboral. Aunque todos hayáis estado en la misma reunión, es posible que puedan existir malentendidos, ideas que no estén claras o incluso timings que parezcan confusos. Por eso un poco de seguimiento nunca está de más. Por ejemplo, puedes hacer un email que recapitule todo, ordene las ideas y prevenga posibles errores o confusiones. Lo importante es crear algo así como una hoja de ruta para el futuro que asegure que lo que habéis trabajado en la reunión será útil y sin duda, productivo.

¿Preparado para tu próxima reunión? Seguro que sí, con estos consejos gestionarás de manera absolutamente productiva el talento entre tu equipo del concesionario.

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